Politica Anticorruzione

Introduzione

VTEX (“VTEX” o la “Società”) si impegna a condurre la propria attività commerciale mantenendo i più alti standard legali ed etici e si aspetta che tutti i dipendenti e le altre persone che agiscono per suo conto rispettino tale impegno. In quanto tale, la Società ha adottato la presente Politica Anticorruzione (la “Politica Anticorruzione”), che è applicabile a tutti i dirigenti, funzionari, dipendenti, agenti, rappresentanti, consulenti, consiglieri, distributori, fornitori, appaltatori, o altri terzi che agiscono per conto della Società (collettivamente “Personale della Società”).

La presente Politica Anticorruzione e i controlli interni in essa contenuti sono stati concepiti per prevenire la corruzione, evitare la comparsa di atti illeciti e consentire alla Società di rispondere prontamente ed efficacemente a qualsiasi richiesta di informazioni sulla sua condotta. I dipendenti della Società che violano la presente Politica Anticorruzione potranno essere soggetti ad azioni disciplinari, fino al licenziamento dalla Società, in conformità con le disposizioni di legge applicabili. Le conseguenze per la violazione delle Leggi Anticorruzione possono essere gravi, tra cui multe significative, detenzione e danni alla reputazione.

La nostra Politica Anticorruzione

Il Personale della Società deve condurre le proprie attività nel pieno rispetto della presente Politica Anticorruzione, delle leggi dell’Unione Europea e di tutte le leggi anticorruzione applicabili, inclusi i regolamenti di ogni Stato Membro, il Codice Penale Spagnolo, il Bribery Act del Regno Unito, il Codice Penale Italiano, la legge n. 190/2012 e il Decreto Legislativo n. 231/2001, e il Foreign Corrupt Practices Act (“FCPA”) degli Stati Uniti.

VTEX ha tolleranza zero contro la corruzione. Al Personale della Società è fatto divieto di promettere, offrire, consegnare o dare qualsiasi forma di tangente, concussione o qualsiasi altro vantaggio improprio o qualsiasi altra cosa di valore a soggetti privati e/o ad agenti pubblici, direttamente o indirettamente.

Non dovrà, inoltre, richiedere, accettare di ricevere o accettare una tangente o, al di fuori dei casi e delle circostanze consentite dalle politiche VTEX, qualsiasi altra cosa di valore.
Le tangenti possono assumere molte forme. Oltre al denaro, le tangenti possono essere qualsiasi cosa di valore, compresi regali, pasti, viaggi, intrattenimenti, opportunità di lavoro e stage, contributi caritatevoli o politici, servizi gratuiti, remissione di un debito o di un prestito, azioni e prestiti con condizioni preferenziali, o favori personali.

Agenti Pubblici

Tutte le interazioni con gli agenti pubblici devono essere conformi alla presente Politica Anticorruzione e a tutte le altre politiche VTEX, nonché a tutte le leggi, norme e regolamenti applicabili. Un agente pubblico è qualsiasi persona che fornisce servizi al Governo, sia esso federale, statale o comunale, indipendentemente dal fatto che sia direttamente o indirettamente legato al settore Esecutivo, Giudiziario o Legislativo del governo. Ai fini della presente Politica, gli “Agenti Pubblici” includono, ma non si limitano a:

  • Funzionari o dipendenti di dipartimenti o agenzie governative nazionali, federali, regionali, locali o di altri enti governativi.
  • Capi di Stato o chiunque eserciti l’autorità governativa.
  • Politici, funzionari di partiti politici e candidati a cariche politiche.
  • Dipendenti di agenzie di regolamentazione e società a capitale misto o società quotate in borsa.
  • Funzionari e dipendenti di organizzazioni internazionali pubbliche.
  • In generale, qualsiasi Dipendente della Pubblica Amministrazione (ad es. ospedali, comuni, scuole, università, ecc.)

Segnali rossi di allerta per la corruzione

Essere consapevoli e riconoscere i “segnali rossi di allerta” o le indicazioni che una transazione potrebbe non essere quello che sembra. Se si sospetta di essere di fronte ad un segnale rosso o semplicemente non si è sicuri, consultare il Team di Compliance.

Esempi di Segnali rossi di allerta
  • State facendo affari in un paese che ha una reputazione di corruzione.
  • Una terza parte chiede che il pagamento venga effettuato in un altro paese, a un’altra parte o in contanti.
  • Un Agente Pubblico designa una terza parte specifica come nostro agente per aiutare a chiudere una transazione.
  • Una terza parte ha una reputazione discutibile o è legata ad un Agente Pubblico.
  • Un Agente Pubblico richiede un pagamento per evitare una multa o una penale.
  • Una terza parte ha un rapporto stretto con un Agente Pubblico, attraverso la famiglia o l’azienda.
  • Un Agente Pubblico chiede un contributo caritatevole o politico o richiede un subappaltatore specifico.

Terze Parti

VTEX apprezza e rispetta i suoi fornitori, fornitori di servizi, partner commerciali e clienti, dal momento che il nostro successo dipende da questi rapporti di successo e da partnership reciprocamente vantaggiose e a lungo termine. Pertanto, è obbligo di ogni dipendente valorizzare e rispettare i nostri partner, fornitori e clienti. Ricevere presenti, omaggi, regali, mance, sconti su transazioni personali, inviti a viaggi o eventi dati dal cliente, partner o fornitore può portare a conflitti di interesse de facto o apparenti e aumentare il rischio di gravi problemi di corruzione e concussione. Per evitare tali problemi, i dipendenti devono essere a conoscenza di alcune limitazioni adeguate riguardanti l’offerta e il ricevimento di quanto sopra.

VTEX apprezza e rispetta i suoi fornitori, fornitori di servizi, partner commerciali e clienti, dal momento che il nostro successo dipende da questi rapporti di successo e da partnership reciprocamente vantaggiose e a lungo termine. Pertanto, è obbligo di ogni dipendente valorizzare e rispettare i nostri partner, fornitori e clienti. Ricevere presenti, omaggi, regali, mance, sconti su transazioni personali, inviti a viaggi o eventi dati dal cliente, partner o fornitore può portare a conflitti di interesse de facto o apparenti e aumentare il rischio di gravi problemi di corruzione e concussione. Per evitare tali problemi, i dipendenti devono essere a conoscenza di alcune limitazioni adeguate riguardanti l’offerta e il ricevimento di quanto sopra.

La Società deve mettere in atto un contratto appropriato che soddisfi gli standard VTEX e/o che sia conforme a qualsiasi altro requisito stabilito dalla Società. Come minimo, il contratto dovrebbe includere una disposizione che richieda alla terza parte di rispettare la presente Politica Anticorruzione e tutte le leggi anticorruzione e che conferisca a VTEX il diritto di rescindere immediatamente il contratto in caso di violazione, nel rispetto della legge applicabile. Se necessario, il contratto dovrebbe anche garantire alla Società il diritto di verificare i libri e i registri della terza parte e includere ulteriori disposizioni anticorruzione per affrontare i risultati della due diligence.

Regali, Ospitalità, Pasti e Intrattenimento

I regali, l’ospitalità, i pasti e l’intrattenimento non possono essere utilizzati per esercitare un’influenza impropria su qualsiasi persona o per assicurarsi un vantaggio improprio per la Società, o per ricompensare in modo improprio la persona o l’organizzazione per la condotta passata.

Dare o ricevere presenti, omaggi, regali, mance, sconti su transazioni personali, inviti a viaggi o eventi dati dal cliente, partner o fornitore può portare a conflitti di interesse de facto o apparenti e aumentare il rischio di gravi problemi di corruzione e concussione. Per evitare tali problemi, i dipendenti devono essere a conoscenza di alcune limitazioni adeguate riguardanti l’offerta e il ricevimento di quanto sopra.

  • Trattare sempre clienti, fornitori e consumatori con equità, onestà e rispetto.
  • Non dare o accettare regali, favori, prestiti, servizi speciali, pagamenti o trattamenti speciali da qualsiasi persona o organizzazione relativi al business o alle attività di VTEX. Fanno eccezione a questa regola i regali aziendali che hanno un valore simbolico fino a 50 $.
  • Non dare o accettare doni o altri oggetti di valore ad un agente pubblico se non si ottiene prima l’approvazione scritta del Team di Compliance.
  • Registrare, documentare e informare il Team di Compliance di qualsiasi regalo di valore superiore a 50 $ che viene offerto o ricevuto dai partner commerciali.
  • Il valore totale dei regali, dei pasti, dei viaggi e degli intrattenimenti forniti a una persona per ogni occasione non deve superare i 75 $. Qualsiasi cosa al di sopra di questa soglia non è consentita a meno che non si ottenga prima l’approvazione scritta del Team di Compliance.
  • Il valore totale dei regali, dei pasti e degli intrattenimenti forniti a un individuo non dovrebbe superare i 300 $ in un anno solare. Qualsiasi cosa al di sopra di questa soglia non è consentita a meno che non si ottenga prima l’approvazione scritta del Team di Compliance.

Donazioni e sponsorizzazioni di beneficenza

I nostri contributi e le nostre donazioni devono sempre essere effettuati in conformità con le relative politiche di VTEX, pre-approvate e documentate e possono essere effettuati solo ad associazioni caritatevoli legittime o per motivi di beneficenza. Tutte le richieste di contributi o donazioni per conto di VTEX o di qualsiasi società del gruppo saranno effettuate solo per iscritto e resteranno in attesa di approvazione da parte del Team di Compliance.

VTEX vieta qualsiasi contributo o donazione effettuata in cambio di favori o vantaggi inadeguati, o per influenzare la decisione di Agenti Pubblici, direttamente o indirettamente, anche se l’entità favorita è un ente di beneficenza.

Contributi Politici

VTEX ha un atteggiamento neutrale nei confronti della politica. Al Personale della Società è vietato condurre campagne per qualsiasi partito politico e/o candidato e utilizzare qualsiasi risorsa della Società, come il tempo, i fondi, le strutture o i servizi della stessa.

Rispettiamo la libera associazione sindacale dei dipendenti, oltre alle loro attività politiche; tuttavia, ci aspettiamo che i nostri dipendenti:

  • Non si impegnino mai in attività politiche presso le strutture di VTEX.
  • Non utilizzare mai l’immagine di VTEX per attività politiche.

Conflitto di interessi

Quando ci si sente combattuti tra l’impegno nei confronti dell’azienda e altri interessi personali, professionali, familiari o finanziari, questo è noto come conflitto di interessi.

Il conflitto di interessi si può verificare quando i vostri interessi o attività influiscono sulla vostra capacità di adottare decisioni obiettive per VTEX.

Comprendere le diverse situazioni che possono portare ad un conflitto di interessi:

  • Lavorare con o assumere parenti o amici intimi.
  • Avere una relazione affettiva o amorosa con un altro dipendente e avere il potere di influenzare le decisioni in merito al loro stipendio, alla valutazione delle loro prestazioni o alla loro promozione.
  • Essere un membro della direzione di altre organizzazioni con la stessa attività di VTEX.
  • Eseguire delle attività esterne.
  • Avere investimenti o attività in altre società, sia come fornitore di servizi che come fornitore, che possano influenzare le vostre decisioni.
  • Influenzare o approvare la contrattazione di fornitori, fornitori di servizi o partner commerciali.
  • È vietato favorire i parenti e le persone vicine nei rapporti di lavoro, quando si contrattano fornitori e fornitori di servizi o in qualsiasi altro rapporto contrattuale di VTEX.

È essenziale che i dipendenti agiscano sempre in modo trasparente e comunichino al Canale di Etica qualsiasi potenziale conflitto di interessi.

Non dobbiamo abusare delle risorse e dell’influenza di VTEX, o intraprendere azioni che possano danneggiare la sua reputazione o il suo buon nome, per guadagno o favore personale.

Le attività svolte dai dipendenti al di fuori dell’orario di lavoro e non legate alle loro mansioni aziendali ufficiali devono essere sempre lecite e prive di conflitti nei confronti delle loro responsabilità come dipendenti di VTEX, evitando il conflitto di interessi.

Le attività svolte dai dipendenti al di fuori dell’orario di lavoro e non legate alle loro mansioni aziendali ufficiali devono essere sempre lecite e prive di conflitti nei confronti delle loro responsabilità come dipendenti di VTEX, evitando il conflitto di interessi.

Pagamenti Agevolanti

VTEX vieta i “pagamenti agevolanti”, che sono piccoli pagamenti effettuati a favore di un Agente Pubblico, di enti privati e/o individui, per il loro beneficio personale, al fine di ottenere o accelerare un’azione governativa di routine, come l’ottenimento di un visto più rapidamente del solito. I pagamenti agevolanti non includono pagamenti legittimi ad agenzie o istituzioni governative, come le licenze richieste dal governo, tasse per i permessi o altre tasse governative in base ad un programma pubblicato.

Libri e Registri e Controlli Interni

Ci impegniamo a mantenere i Libri e i Registri di VTEX con il più alto livello di accuratezza, completezza e integrità. Ci affidiamo a queste informazioni per prendere decisioni aziendali intelligenti e tempestive. Tutti i dipendenti generano dei registri nell’ambito della loro normale attività: compilando rapporti sulle spese, scrivendo contratti e proposte, o inviando e-mail, ad esempio. È fondamentale tenere i libri, registri e conti in modo che rispecchino accuratamente le transazioni. Le Leggi Anticorruzione richiedono la tenuta di libri contabili e registri finanziari che rispecchino in modo accurato ed equo le transazioni.

  • Tenere libri e registri contabili in modo da poter comprendere, con sufficiente dettaglio, le transazioni che corrispondono a ciascuna spesa o disposizione patrimoniale.
  • In nessun caso alterare o occultare dati contabili o fornire o registrare informazioni false o errate nei libri e registri di VTEX.
  • Effettuare spese solo dopo l’autorizzazione da parte del dirigente competente, in seguito ad opportuna prova, rapporti e controlli.
  • Proteggere e conservare tutti i documenti per il tempo richiesto dalla legge.
  • Rifiutare e non fornite documenti falsi o incompleti.

Richiesta di Consulenza e Segnalazione di Potenziali Violazioni

Ognuno di noi ha la responsabilità di riferire al Team di Compliance i fatti o le circostanze che possono essere caratterizzati come una violazione della legge, o delle nostre politiche. Se avete domande relative alla Politica Anticorruzione o alla politica VTEX, o se avete bisogno di aiuto o desiderate sollevare un problema, comunicatelo al nostro Team di Compliance o potete utilizzare il Reporting Channel, che è sicuro, riservato e che protegge dalle ritorsioni.

VTEX ha tolleranza zero nei confronti di qualsiasi forma di ritorsione, incluse intimidazioni, esclusione, umiliazioni o altre forme di molestie nei confronti dei dipendenti che, in buona fede, denunciano una cattiva condotta o esprimono preoccupazione per una particolare pratica o decisione.