A tomada de decisão sobre investimentos em TI não tem uma única resposta, mas depende da análise do Custo Total de Propriedade de cada alternativa possível
Quando o assunto é a estrutura de TI de uma empresa, um aspecto importante é o custo da operação. A área de TI deve não somente oferecer soluções para os problemas presentes da empresa, como também preparar a companhia para o crescimento futuro, de preferência sem incorrer em altos custos e investimentos com retorno incerto.
O conceito de Custo Total de Propriedade (TCO, na sigla é inglês) não é novo, mas essa forma de cálculo do custo de aquisição e vida útil de um produto, ativo ou sistema vem ganhando cada vez mais importância, especialmente em mercados como o varejo, em que existem diversas possibilidades estratégicas de configuração de uma arquitetura de TI e nem sempre está claro quais serão os próximos passos da empresa.
Se no passado fazia sentido avaliar o TCO de uma solução em relação a outra, ambas basicamente na mesma arquitetura cliente/servidor, a computação em nuvem trouxe uma nova camada de complexidade. Quais aplicações devem ficar na nuvem e quais sistemas legados precisam ser preservados? Em função disso, qual deve ser a estrutura de suporte, especialmente no que se refere às pessoas, para lidar com todos os aspectos de segurança, privacidade, estabilidade e escalabilidade das plataformas usadas?
Como definir qual o melhor investimento dos recursos de TI?
É importante levar uma série de fatores em conta no momento de analisar o TCO dos sistemas de TI e definir seus investimentos:
Custos ocultos
É comum haver custos que não são considerados no momento da análise de compra ou uso da solução. Um exemplo é o treinamento inicial para os usuários atuais e futuros, que gerará algum custo, seja financeiro ou em tempo.
A forma de financiamento
O modelo de financiamento dos investimentos em TI irá impactar não somente o TCO (por causa dos juros), mas também as possibilidades de dedução de impostos, o tratamento contábil das despesas e o valor da depreciação dos equipamentos / sistemas, influenciando diretamente a análise dos investimentos. Por isso, trabalhe em parceria com seu departamento financeiro para garantir que os tomadores de decisão tenham ciência de todas as implicações, investimentos, financiamentos e deduções, de curto, médio e longo prazo, associadas à aquisição ou uso de uma determinada solução.
Custos de pessoal
Especialmente no Brasil, não esqueça do custo das pessoas. De uma forma ampla. A adoção de uma determinada solução pode trazer ganhos de eficiência que diminuam a alocação de pessoal em uma determinada área, ou pode acabar exigindo (pelo menos por algum tempo) a contratação de mais gente (ou o pagamento de mais horas extras para o time atual) para lidar com as mudanças.
O TCO muda com o tempo
O TCO de um sistema não fica estático. Um bom exemplo disso é um carro, cujos custos de manutenção aumentam com o tempo. No caso da TI, a estrutura necessária para lidar com sistemas legados pode fazer com que valha mais a pena buscar uma nova solução no mercado. Especialmente quando surgem inovações que mudam as regras do jogo. Há cinco anos, certamente os critérios de decisão de investimentos eram bem diferentes, pois a computação em nuvem não estava disponível na escala atual. E, com certeza, em mais cinco anos uma série de aplicações hoje inviáveis financeiramente estarão disponíveis a baixo custo.
Analisar o custo operacional da estrutura de TI é um aspecto essencial da gestão do negócio. Dominar essa análise faz com que o gestor de TI assuma um papel mais estratégico nas tomadas de decisão da empresa.
