O ERP, do inglês enterprise resource planning, é peça fundamental para o sucesso da loja virtual. Esse sistema é o coração da loja virtual e será responsabilidade dele, fazer toda a gestão do seu e-commerce.
Porém, será que você sabe exatamente quais são as suas responsabilidades e quais são as principais funcionalidades a serem analisadas? Será que a sua plataforma de e-commerce se comunicará corretamente e juntas funcionarão em harmonia?
Esse artigo foi escrito com um único objetivo: te ajudar a entender qual é o papel de um ERP na loja virtual, como avaliar o melhor ERP para a sua loja e como integrar com a sua loja virtual.
Boa leitura!
O que é um sistema ERP?
ERP é uma sigla em inglês comumente utilizada para se referir a “Enterprise Resource Planning” ou “Planejamento de Recursos da Empresa”, em tradução livre para o português. Na prática, o ERP é o sistema de gestão da sua loja virtual.
Quando falamos de gestão da loja, o conceito é bastante abrangente, portanto vamos tentar começar falando sobre o que um sistema de ERP não faz, que é justamente o papel da plataforma.
A plataforma de e-commerce funciona como um agente de marketing cujo principal objetivo é vender. Então, podemos dizer que a plataforma é um vendedor de loja física e também o checkout onde nós pagamos pela compra.
Portanto, tudo que acontece antes do cliente chegar a sua loja e depois do cliente finalizar a compra, é de responsabilidade do ERP. Ainda não ficou claro? Então vamos ver os 10 principais módulos que compõem o sistema
Administração geral: permite realizar cadastros de usuários e de documentos, além de gerenciar permissões de acesso e configurações gerais do sistema.
Compras: oferece recursos para gestão das compras de produtos, identificando quais são os produtos com maior giro (curva ABC), quais são os fornecedores que atendem no período desejado, automatizando ordens de compra entre outras funcionalidades.
Controladoria: administração dos recebíveis e dos custos da empresa, realizar inventário de estoques, ratear centros de custos diretos e indiretos, assim como geração de relatórios.
CRM: do inglês customer relationship manager, o CRM nos traz uma visão unificada do cliente, seus pedidos, itens comprados, tempo médio de compras, endereços e toda informação que ajude a conhecer mais a respeito do cliente.
Faturamento: realizar emissões de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) e os demais processos relacionados ao faturamento.
Financeiro: gestão do contas a pagar e a receber, principalmente quando falamos de boletos e de parcelamento no cartão, a conciliação.
Fiscal: gerenciamento do pagamento de impostos, realizar a apuração de ICMS, IPI e gerar o arquivo Sped.
Logística: permite criar inventários de estoque, controlar envios de mercadorias e realizar a logística reversa, além de todo o processo de controle e automação dos processos dentro do armazém.
SAC: atendimento em geral ao cliente.
Recursos Humanos: folha salarial, cargos e salários e benefícios.
Talvez você já tenha visto alguns sistemas de gestão mais simples (até mesmo já possa utilizar algum deles). Isso é normal para cenários de lojas iniciantes ou com baixo volume. Acima, demos exemplos de sistemas de gestão completos, que conhecemos como ERPs.
ERP e back-office para e-commerce
Existe também o que podemos dizer de uma categoria específica de ERPs, os mais simples, que no mercado são conhecidos como back-offices de e-commerce. Esses sistemas também ajudam a gestão, mas possuem escopo limitado.
Em geral, esses sistemas de gestão possuem as seguintes características:
- Controle básico de estoque, definindo quantidade de itens disponíveis;
- Emissão de notas fiscais;
- Emissão de etiquetas de correios;
- Controles básicos de contas a pagar e a receber, sem conciliação de cartão;
- Painel simples para ver pedidos, clientes e endereços.
Portanto, a grande diferença entre ERP e um simples Back-office para e-commerce está na responsabilidade de cada um dos sistemas e na complexidade de cada uma das funções. Ambos irão ajudar na gestão, porém de formas diferentes.
O ERP e o back-office no dia-a-dia da loja
Como vimos, existem duas funções básicas que os sistemas de gestão ERPs ou back-offices devem cumprir no final do dia: otimizar processos e gerar controles/informações relevantes para as tomadas de decisões estratégicas.
Portanto, sempre que uma loja inicia uma loja virtual, é fundamental ao menos utilizar um sistema simples que irá automatizar algumas tarefas, assim como organizar algumas informações.
Sem um sistema de gestão, seja ele qual for, podemos dizer que a loja é um barco a deriva, sem poder definir seu rumo para navegar. Além de você não ter informações relevantes, você terá todo o processo manual.
Em geral, os sistemas de gestão irão ajudar a:
- Otimizar processos de recebimento de mercadoria, conferência, armazenagem, coleta, separação, embalagem e envio, utilizando ferramentas e metodologias comprovadas;
- Projeção de estoque e de vendas, otimizando investimentos;
- Controle financeiro completo, identificando possíveis necessidades de economias e de capital de giro;
- Controle da margem de cada um dos produtos e das categorias;
- Geração de relatórios e controles gerenciais.
Um outro ponto que é importante para nossa atenção é a comunicação entre o ERP e a plataforma de e-commerce. A integração entre esses dois sistemas irá otimizar ainda mais os processos, evitando processos manuais e falhas humanas.
Quando a plataforma de e-commerce é integrada com um sistema de ERP, a sua loja virtual pode desfrutar de muitos benefícios. Conheça alguns dos principais:
- reduz o índice de falhas humanas nos processos, uma vez que o registro de dados é realizado apenas uma vez e em um único local;
- reduz o tempo de execução do trabalho pela automação agregada a diversas funções;
- simplifica e sincroniza as informações e operações de controle de estoque, dando informações sempre atualizadas e mais precisas com relação às quantidades disponíveis;
- diminui a necessidade de mão de obra contratada;
- notifica automaticamente os clientes quando as encomendas forem faturadas e enviadas e possibilita o acompanhamento com monitoramento em tempo real do status de entrega;
- simplifica e padroniza das tarefas de alterações de preços, tornando-as ágeis e menos trabalhosas;
- promove ganho de flexibilidade para adicionar e integrar vários canais de vendas online e offline (lojas físicas), sem perder eficiência operacional;
- ajuda os gestores a cumprirem com as obrigações fiscais em conformidade com a lei e reduz a exposição aos riscos;
- atende ao aumento da demanda online sem precisar investir em recursos extras;
- fornece uma visão global e em tempo real sobre o negócio, facilitando a rápida identificação de falhas e as ações de correção;
- automatiza as principais operações de negócios, como os processos de pagamento, cálculos de frete, entrega etc;
- melhora o atendimento ao cliente, interligando todas as informações de compras às estratégias de relacionamento;
- permite que gestores e colaboradores tenham acesso a informações mais precisas, o que lhes possibilita tomar as melhores decisões;
- elimina processos e sistemas redundantes, diminuindo drasticamente os custos do negócio.
Como escolher o ERP para sua loja
Existem diversas metodologias que você pode utilizar para escolher o seu ERP, mas uma delas eu particularmente gosto mais que é quantificar a automatização que o sistema irá gerar.
Dessa forma, você pode criar uma planilha com todos os processos manuais que você possui hoje e ao lado de cada um deles, você pode colocar o tempo gasto para realizar cada uma das tarefas e o custo da pessoa que realiza.
Por exemplo, se você gasta 1 hora por dia para emitir as notas fiscais e a pessoa que realiza essa tarefa custa R$ 10,00 por hora, então o custo diário para emissão de notas é de R$ 10,00.
Ao final, você terá o custo total de cada um dos processos e o custo total da sua operação. Com isso, você pode avaliar cada um dos ERPs e verificar quais processos eles automatizam e o quanto de dinheiro você irá economizar.
Além disso, você pode criar uma segunda aba na sua planilha com as funcionalidades que você gostaria de ter e que não possui hoje. Por exemplo, um sistema de CRM para conhecer melhor o seu cliente.
Com isso, você terá uma visão clara do que você precisa e do quanto você pode economizar com um sistema de ERP. Assim, você pode tomar a melhor decisão para a sua loja virtual.
