Marketing

Las claves para planificar un evento de conveniencia y no fallar en el intento

Paula Fernandez Marron
Paula Fernandez Marron April 13, 2021
Las claves para planificar un evento de conveniencia y no fallar en el intento

Los eventos digitales de conveniencia son una oportunidad para alcanzar grandes volúmenes de ventas. Las marcas que cuentan con plataformas de ecommerce deben prepararse de la mejor manera posible para ofrecer la mejor experiencia a un gran número de consumidores y así lograr que vuelvan a comprar en cualquier época del año.

En un estudio reciente sobre comercio electrónico realizado por Kantar, se evidenció que alrededor de 50% de los compradores post-pandemia ya son usuarios regulares o cotidianos del comercio electrónico.

Por esta razón hoy en día se debe apuntar siempre a un crecimiento en estos eventos, se espera que las unidades vendidas como mínimo se mantengan con respecto al año pasado, ya que todas las industrias incrementaron sus operaciones de ecommerce.

¿Qué se debe planificar en el pre evento?

Este tipo de eventos requiere un mínimo tres meses de planificación y la articulación entre las diversas áreas de la empresa. Cada una de ellas debe cumplir una función en la planificación, integrarse a las demás y trabajar en conjunto para que los resultados sean exitosos.

Lo primero que se debe llevar a cabo es el plan de ventas, para conocer los valores y unidades que se quieren cubrir en el evento. De allí se desprenden las funciones que debe tomar cada sector.

Durante el pre-evento las reuniones de seguimiento entre cada departamento de la empresa deben ser constantes para mantenerlos actualizados acerca de cada avance, preparación, oferta o novedad que se ofrecerá al público.

¿Qué se debe planificar en cada sector de la empresa?

Sector comercial

  • Buscar la cantidad de productos que cumplan con el plan de ventas.
  • Analizar si el stock que ya se tiene es suficiente o salir a buscar oportunidades de negocio que se puedan aprovechar para el evento.
  • Evaluar algún producto especial que se quiera publicitar los días del evento y al cual se le pueda aplicar un descuento importante.
  • Una vez que se tienen los productos se envía la información al área de catalogación.

Área de catalogación

  • Analizar el listado de productos, para agregarle la mayor cantidad de características que tenga cada uno.
  • Crear la página de producto con descripciones y fotos, poniendo especial atención en aquellos que se quieran destacar o que tengan mucho descuento.
  • Revisar a detalle cómo está catalogada la ficha de los productos destacados para que el cliente tenga más información y pueda tomar la decisión de compra más rápidamente.
  • Incluir información de productos que acompañen o se relacionen con el producto destacado.

Departamento de marketing

  • Con la información del plan de ventas, el área de marketing puede empezar a planificar cuántas visitas necesitan para poder cubrir las expectativas de venta.
  • Reservar con antelación espacios publicitarios y el sponsoreo de los organismos correspondientes a cada país que deriven el tráfico hacia la página de ecommerce.
  • Revisar los medios y modalidades de pautas publicitarias para alcanzar las visitas, en base al historial de la empresa, estimando la tasa de conversión de cada medio para llegar a la meta.

Sector operacional

  • Verificar que se tiene la capacidad operativa necesaria para poder entregar las unidades o las órdenes de compra que se estiman.
  • El sector de picking debe ordenar los productos para poder despacharlos, tomando en cuenta que en los eventos de conveniencia sube la cantidad de unidades por orden. Especialmente sabiendo cuales productos va a destacar el área comercial para colocarlos en un lugar accesible para que sea rápido el picking.
  • Coordinar con los operadores logísticos la cantidad estimada de stock para estimar la capacidad de entregas diarias y evitar retrasos en las entregas.
  • Calcular la cantidad de unidades a pickear por día, para estimar los días de entrega que llevará el evento.

Logística de envíos o retiro

  • El operador logístico debe calcular la cantidad de pedidos que puede gestionar para calcular cuántos días va a durar la entrega de los productos que se vendan. Debe estar en concordancia con los cálculos del área de picking.
  • Los tiempos de entrega deben ser rápidos y alcanzables. No prometer entregas rápidas si no se está en la capacidad de cumplirlas. Un tiempo de entrega adecuado para un evento de conveniencia será de entre 10 a 15 días.
  • En el caso de la modalidad pick up store, hay que avisar a las tiendas sobre las fechas de los eventos y planificar en base a la capacidad que tiene cada establecimiento para cumplir las entregas.

Atención al cliente

  • Contar con la información sobre cantidad de órdenes para organizar los distintos canales de atención en el momento de la venta.
  • Evaluar si se cuenta con los colaboradores necesarios para atender al público por todos los canales, o si se necesita un refuerzo durante esos días.
  • A partir del segundo o tercer día de un evento de conveniencia se debe contar con un equipo sólido en el servicio de postventa para atender reclamos o dudas sobre los envíos de manera rápida y efectiva.
  • Planificar cupones de descuento u otros beneficios para compensar en aquellos casos en los que se puedan presentar fallos como retrasos, errores en el envío, daños en el producto, etc.

Un evento de conveniencia es un buen momento para fidelizar nuevos clientes, siempre que se les ofrezca una experiencia de calidad. Para ello es necesaria la planificación y la constante comunicación entre todas las áreas involucradas de la empresa, así como contar con una plataforma de ecommerce flexible, con soluciones en la nube y que ofrezca escalabilidad para mantenerse estable incluso en momentos donde la demanda es mucho más alta.

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