Operações

Como eliminar falhas de comunicação durante o processo de entrega

Luiz Samico
Luiz Samico January 26, 2021
Como eliminar falhas de comunicação durante o processo de entrega

O processo de entrega é formado por diversas etapas, como a armazenagem, separação e envio da mercadoria. Ao longo de cada uma uma delas diversas falhas podem acontecer e causar atrasos na entrega e prejuízos, que afetam o cliente, causam insatisfação e geram custos para a empresa. 

Por esse motivo, a empresa precisa reduzir os erros em sua operação para ter uma entrega mais eficiente e atender às necessidades dos clientes. Aproveite para entender mais sobre os  Desafios e Oportunidades da entrega Last Mile no Brasil com o nosso e-book.

last mile gestão de entregas VTEX Tracking

Agora, descubra como eliminar as falhas de comunicação durante o processo de entrega neste conteúdo. Continue a leitura a seguir.

Processo de entrega: falhas que podem ocorrer nesta etapa

Atrasos na separação do pedido, troca de mercadoria, cadastro do cliente com informações incorretas, falhas de comunicação e outros erros prejudicam os processos diários das empresas logísticas. Agir estrategicamente é fundamental para evitar que essas falhas possam impactar toda a operação e o cliente.

Consequências das falhas no processo logístico

As empresas que não têm controle sobre seus processos e não conseguem evitar que essas falhas aconteçam estão sujeitas a sofrer algumas consequências. Como por exemplo, gerar insatisfação no cliente, por causa do atraso, ter mercadorias danificadas, desperdiçar recursos financeiros, materiais ou mão de obra, ter retrabalho etc. 

Algumas ações são fundamentais para que a empresa consiga eliminar as falhas de comunicação, durante o processo de entrega e ter melhores resultados. Entenda melhor sobre isso a seguir.

Como eliminar falhas de comunicação durante o processo de entrega 

A falha de comunicação está entre os problemas mais comuns e prejudiciais para o processo de entrega. Isso porque tudo depende da comunicação, quando ela não é bem feita e efetiva, diversos problemas são causados. 

Uma falha de comunicação é todo o processo em que algo precisa ser informado para outro profissional ou setor, mas não é feito efetivamente. Seja por esquecimento, por desencontro de informações, por falta de um canal de comunicação etc. 

Photo by Claudio Schwarz on Unsplash

No setor logístico, as falhas mais comuns acontecem por falta de integração entre os setores, pela falta de feedbacks, falta de recursos de comunicação entre profissionais, como entre o motorista/ entregador e um atendente, por exemplo, e muitos outros. 

Para evitar que as falhas aconteçam, a comunicação entre os setores da empresa deve ser feita de forma clara, fluida, objetiva e, principalmente, acessível. Ou seja, todos devem ter acesso às informações com facilidade e conseguir compreendê-la claramente. 

Veja a seguir, algumas soluções que vão ajudar a melhorar a comunicação na sua empresa e evitar falhas. 

Canal de comunicação direto entre o motorista e operação

Por meio de um chat, o motorista tem a possibilidade de se comunicar com um atendente da operação logística. Essa comunicação direta, empodera o motorista a resolver situações não previstas durante o processo de entrega, de uma forma muito mais fácil. Um outro ponto de destaque é que todo o registro dessa conversa, tempo de atendimento, entre outras métricas ficam no sistema, podendo assim, posteriormente ser medida a eficiência de seu time de SAC. 

Chat com o motorista do sistema VTEX Tracking


Fique atento aos feedbacks

Os feedbacks dos clientes e dos colaboradores são importantes para entender como está o funcionamento da operação e se há falhas no processo. Motoristas, atendentes, operação logística e clientes fazem parte de um ecossistema único e é necessário ter acesso às informações sobre a experiência de cada um deles para o sucesso da sua empresa.

Disponibilize uma prova de entrega digital

A assinatura digital ou a foto do canhoto assinado, oferecem diversos benefícios para a comunicação durante o processo de entrega. O primeiro deles é a resposta ágil para a operação logística. Assim que o cliente assina a entrega, a informação é disponibilizada para a operação logística. Ou seja, a baixa pode ser feita em tempo real.

Photo by Kelly Sikkema on Unsplash


Outro benefício é que o entregador não precisa armazenar todos os canhotos das entregas, correndo o risco de serem perdidas ou rasuradas. Isso também reduz o volume de documentos que a empresa precisa armazenar. 

Além disso, a assinatura digital oferece mais segurança para a empresa, pois garante que foi o cliente quem recebeu o produto. Dessa forma, impede que tentativas de golpe por não recebimento sejam aplicadas. 

Analise seus KPIs

Os indicadores de performance (KPIs) mostram como a empresa está se saindo com relação aos seus processos e o atendimento ao cliente. De forma prática, os indicadores de performance podem ser usados para medir o tempo médio das entregas, a qualidade do serviço, a satisfação do cliente, entre outros fatores. 

Em suma, eles estão relacionados com a comunicação porque são um input para que o gestor comunique com frequência ao time, as suas eficiências ou mesmo falhas que precisam ser corrigidas. 

Dê mais poder ao seu cliente

Ofereça à ele a possibilidade de monitorar a entrega de seu produto em tempo real, oferecendo transparência, previsibilidade e conveniência.

Disparo de mensagem ao cliente – Sistema VTEX Tracking

Isso é possível com o disparo de mensagem informando a previsão de entrega, mensagem esta, que ele recebe em quaisquer um dos canais que preferir, sms, email ou whatsapp.

Conclusão

Ter uma operação logística eficiente depende de diversos fatores. Desde o momento em que o pedido é confirmado, até a efetivação da entrega, muitos desafios são enfrentados pelos operadores logísticos, motoristas e atendentes. 

Photo by Victória Kubiaki on Unsplash

A tecnologia é fundamental no enfrentamento desses desafios, pois garante que o processo seja realizado de forma otimizada, segura e no menor tempo possível. A comunicação é parte fundamental do processo logístico e, por isso, deve estar integrada com todas as áreas e permitir a comunicação entre os setores, seus profissionais e clientes.

Quando a logística opera de forma estratégica, a empresa consegue reduzir seus custos, conquistar clientes e criar melhores oportunidades de negócio. Por isso, esteja sempre atento ao que pode ser melhorado em seus processos e conte com a tecnologia para agregar em sua estratégia. 

O VTEX Tracking é uma ferramenta fundamental nesse sentido. Oferece todas as ferramentas que listamos neste conteúdo e muito mais. Quer saber como o VTEX Tracking pode ajudar sua empresa? Fale com nossos especialistas e conheça essa solução. 

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