A planilha de controle de entregas é uma forma de gestão bastante utilizada por quem precisa acompanhar a logística da empresa. O Microsoft Office Excel é uma excelente ferramenta de gestão e organização, as possibilidades que ela oferece são inúmeras e surpreendentes. Apesar disso, usar uma planilha de controle de entregas pode ser uma péssima opção para uma gestão eficaz.
Mostraremos que a automatização é o caminho mais seguro e eficiente para quem precisa fazer uma gestão de entregas.
Planilha de controle de entregas: Por que não usar
Centralizadas e frágeis
Normalmente, até por uma questão de segurança, a planilha de controle de entregas é preenchida apenas por uma pessoa, o que gera grande responsabilidade em cima de um só colaborador. Se duas pessoas mexerem no mesmo arquivo, há um grande risco de erros e perda de dados. Ao mesmo tempo, demanda bastante dedicação e recurso humano da equipe.
Algumas empresas preferem a versão online do Excel, que é salvo automaticamente e garante mais segurança no registro dos dados. Porém, essa opção é limitada e não oferece diversos recursos da versão padrão. Com isso, para garantir a segurança, um único profissional acaba se responsabilizando pelo controle da planilha e o problema da sobrecarga retorna.
Entregas desatualizadas
Praticidade não está entre as características de uma planilha de controle de entregas. Essa ferramenta não é nenhum pouco autônoma e exige que o profissional responsável insira as informações de forma manual. Ou seja, uma planilha de controle de entregas nunca estará totalmente atualizada, em tempo real com as entregas.
A cada novo status ou acontecimento, os dados precisam ser inseridos, o que dificulta a gestão e aumenta as chances de erro. Isso porque se as informações não forem atualizadas no tempo certo, a gestão pode ser prejudicada.
Consulta dificultada
Um dos maiores diferenciais da planilha, considerado até como benefício, é a possibilidade de incluir diversos dados variáveis. Apesar de ser visto como uma vantagem, esse recurso pode dificultar a vida de quem usa a planilha para o controle de entregas.
O fato é que quanto maior o número de dados presentes em uma planilha de controle, mais difícil e complexa se torna a sua consulta. O gestor levará muito mais tempo para fazer a extração das informações que precisa.
Passos para automatizar sua gestão de entregas
A solução mais adequada do que utilizar uma planilha de controle de entregas é investir em um sistema de gestão de entregas. O software possibilita que a gestão logística da empresa seja feita de forma prática e otimizada, aumentando a produtividade e evitando erros.
A seguir mostraremos 4 passos que te ajudarão a automatizar a sua gestão de entregas. Confira!
1. Sistema unificado
Diferentemente de uma planilha de controle de entregas, um software de gestão logística pode ser alimentado por todos os envolvidos no processo e não por uma pessoa apenas.
Um de seus maiores benefícios é que as informações não são computadas em duplicidade, ao contrário, são precisas e rastreáveis.
2. Automatizar ações simples
A execução de tarefas que deveriam ser simples, para agilizar a rotina, acaba se tornando complexa quando usamos uma planilha. O sistema de gestão de entregas permite que rotas sejam definidas e que a previsão de entrega seja gerada. Alerta sobre atrasos e automatiza outras funções com economia de tempo.
3. Registro digital
O volume de papel utilizado em processos gerenciais vem sendo abolido das empresas. Com o surgimento da cloud computing, as tarefas podem ser executadas e os documentos armazenados na nuvem.
Com isso, quase tudo pode ser digitalizado, como fotos de comprovantes e assinatura digital, facilitando a consulta e o trabalho dentro das empresas. Essa prática economiza o tempo de inserção da informação e da sua consulta, além de oferecer mais segurança e mobilidade para todos os envolvidos.
4. Dados em tempo real
Um dos maiores problemas e impeditivos de uma tomada de decisão efetiva e segura é a falta de atualização das informações. Imagine que um entregador teve um problema em seu percurso e você precisa redirecionar aquela entrega para outro profissional.
O entregador responsável por aquela logística entra em contato e informa que não poderá realizar o trabalho. Porém, como os outros entregadores não entraram em contato e não chegaram no galpão, você não consegue saber onde eles estão e quem está mais próximo e disponível para dar seguimento com aquele envio. Provavelmente, sua atitude será entrar em contato com cada um deles, para encontrar o profissional mais próximo e solicitar que ele vá de encontro aquele pedido.
Quanto tempo você perdeu nesse processo? Pode ter sido tempo suficiente para não localizar nenhum profissional que pudesse dar andamento com aquela entrega. Um sistema de gestão de entregas realiza todo esse processo de forma automatizada. Quando um entregador tem um problema em seu percurso, a sua rota é recalculada.
A planilha de controle de entregas não é capaz de realizar esse trabalho, pois ela depende da inserção de dados de forma manual e do comando de quem está em seu controle. Um sistema de gestão logística te proporciona tomadas de decisão mais seguras em um espaço menor de tempo, pois suas informações estão acessíveis instantaneamente.
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Uma planilha de controle de entregas pode ser útil e funcionar no início da sua empresa, porém, ela não dará escalabilidade para fazer o negócio crescer e aumentar o potencial do seu trabalho.
Automatizar os processos é o melhor caminho para quem quer ter efetividade, economia e produtividade na gestão de entregas. Apenas um sistema de gestão automatizado será capaz de te ajudar com todas as etapas do processo de entrega, oferecendo segurança e mobilidade para as suas decisões.
O VTEX Tracking é um sistema que auxilia em todas as etapas da automação da gestão de logística para empresas.
