O ERP – Enterprise Resource Planning – é um sistema utilizado para o gerenciamento de empresas de forma centralizada, com o objetivo de melhorar processos internos e a produtividade das equipes. Ele consegue simplificar, controlar e otimizar rotinas diárias do empreendedor e da sua equipe.
O uso de um ERP é recomendado para empresas de qualquer porte, inclusive, as pequenas e microempresas. De uma forma geral, ele ajuda nos controles e facilita análises, o que é fundamental para os negócios prosperarem.
Com ele, as informações importantes do negócio ficam reunidas no sistema, assim, você sabe qual é a próxima ação que precisa ser realizada. Através de relatórios, o gestor analisa se precisa comprar mais produtos, entende se os canais de venda utilizados estão gerando um bom retorno e ainda se a empresa precisa cortar gastos.
Existe uma série de insights que o ERP traz para o gestor, que não precisará analisar diversas planilhas e sistemas para encontrar as respostas que estava procurando. Tudo vai estar em um só lugar para auxiliar na tomada de decisões.
Principais recursos de um ERP para pequenas e microempresas
Existem diversos ERPs no mercado, com diferentes recursos. Alguns são especialistas em contabilidade, outros em CRM e, ainda, existem os com foco em gestão de e-commerce. Antes de criar uma conta e começar a utilizar o sistema, é recomendado que você estude bem os recursos disponíveis para entender qual faz mais sentido para a sua empresa. É importante entender se o ERP escolhido vai atender às necessidades do seu negócio para ajudá-lo a crescer.
Entre os recursos mais conhecidos em um sistema ERP, destacamos:
Integração com marketplaces e plataformas de e-commerce
A integração com canais de venda é disponibilizada, principalmente,por ERP ‘s especialistas em gestão de e-commerce, que oferecem os recursos necessários para quem vende on-line.
A conexão com marketplaces e plataformas de e-commerce faz com que a venda on-line seja mais fácil, pois torna as rotinas mais ágeis e com menores chances de erros. Essa integração permite a troca de informações entre os sistemas, então é possível:
- Enviar produtos cadastrados no ERP para a loja virtual ou para marketplaces.
- Receber os pedidos de diversos canais de venda no ERP, facilitando os processos de envio das encomendas.
- Controlar os estoques para evitar perda de vendas ou venda de produtos sem quantidade disponível para envio.
- Imprimir as etiquetas de envio dos pedidos, sem necessidade de acessar o sistema de cada transportadora.
Esses são apenas alguns dos recursos disponíveis em um ERP para facilitar a venda on-line. As soluções são múltiplas e diversas.
Emissão de notas fiscais
Para as empresas que vendem produtos, uma das rotinas mais comuns é a emissão de notas fiscais. As notas são importantes porque oferecem segurança para o cliente que está comprando um produto, caso ele precise efetuar uma troca ou acionar a garantia. Além disso, com a emissão das notas, a empresa evita problemas com o fisco.
Essa é uma tarefa que pode ocupar muito tempo no dia a dia de quem está vendendo. Vamos utilizar como exemplo uma empresa que vende produtos on-line:mesmo efetuando poucas vendas por dia, se o vendedor precisar digitar todos os dados do comprador, incluir os produtos manualmente e calcular o preço final da venda, o trabalho será muito grande.
Usar um ERP economiza esse tempo, visto que os produtos já estão previamente cadastrados no sistema, assim como as naturezas de operação que calculam os impostos nas notas.
O gestor recebe, no ERP, todos os pedidos originados na plataforma de e-commerce ou marketplaces integrados e pode partir para a geração e emissão das notas fiscais. Todas as informações sobre a venda serão importadas junto ao pedido, inclusive, os dados do cliente, economizando tempo e evitando erros.
Controle de estoques
No escopo das necessidades de pequenas e microempresas, os estoques também merecem atenção especial. Com um estoque baixo, você pode perder vendas por falta de produtos. Em contrapartida, se há uma elevada quantidade de produtos, pode haver alto custo com mercadorias paradas.
A gestão dos estoques é um assunto delicado e deve ser realizada com precisão. Para isso, ter dados centralizados e corretos é essencial. Com informações precisas de estoque, o gestor consegue decidir quando está na hora de realizar compras, ou então, de fazer promoções para liquidar o volume existente.
Com um ERP, fica mais fácil manter as quantidades disponíveis atualizadas. Sempre que a empresa comprar produtos, pode incluir a nota fiscal de compra no ERP e lançar os estoques. O mesmo acontece na hora das vendas. Quando um produto é entregue ou enviado para um cliente, o lançamento de estoque é feito no ERP.
Se os canais de venda estiverem integrados ao ERP, os estoques serão atualizados automaticamente em todos os canais de venda, evitando problemas relacionados à falta de produtos para o envio.
Gestão financeira
Acompanhar o fluxo de caixa e saber se a empresa está tendo lucro são pontos fundamentais. Afinal, micro e pequenas empresas também devem ter uma boa gestão financeira. É importante saber quanto de dinheiro ainda têm para ganhar e quanto precisam pagar no próximo mês.
A empresa pode até utilizar uma planilha para incluir as receitas e as despesas, porém o trabalho é manual e pode gerar erros, duplicidade ou falta de registros. Por isso, contar com um ERP é uma boa ideia.
Com o uso do sistema, as contas são lançadas quando houver vendas, no momento em que a empresa comprar produtos dos fornecedores e ao pagar contas fixas, como salários, água e internet.
As contas reunidas e organizadas permitem uma melhor análise financeira, assim, o gestor consegue saber se precisa economizar ou se pode realizar investimentos.
Conclusão
O ERP é uma boa ferramenta para manter a empresa organizada e funcionando de forma fluida. Ele facilita a comunicação e as análises de resultado, economizando tempo das equipes e gestores.
Controle de estoques, integração com canais de venda, emissão de notas fiscais e gestão financeira são apenas algumas das muitas funcionalidades que essa ferramenta oferece.
Antes de escolher um ERP para implementar, entenda as necessidades da sua empresa e escolha uma opção que vai oferecer os recursos ideais para que ela cresça.
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