Tec de Monterrey y su plataforma de servicios integrada para alumnos y profesores

Desafío

El Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey se fundó el 6 de septiembre de 1943 y, desde entonces, trabaja por la calidad de la educación universitaria en México. El Tec de Monterrey, a lo largo de los años, se alineó a las exigencias que la evolución tecnológica demandaba, de esta forma tuvo diferentes cambios y adaptaciones hasta llegar, recientemente, a su alianza estratégica con VTEX para unir tecnología y educación en un único propósito: la transformación digital de su plataforma.

La oferta de servicios y productos del Tec se adaptó para cumplir con la demanda en sus más de 20 campus del país y en las oficinas en todo el mundo. 

Sin embargo, los flujos de información tuvieron inconvenientes y se detectaron los primeros desafíos de la arquitectura, era monolítica y se manejaba de forma independiente causando retrasos en la comunicación y la inmediatez de la información. 

Para el Tec era necesaria una solución que integrara todos los servicios de los usuarios, desde el alumnado a la rectoría y otros entes externos como el sitio web. Con esta premisa, VTEX implementó el proyecto MarketTEC, una solución holística para migrar la plataforma actual y tener un grado de customización en los sistemas SAP, Banner, Gestor de pagos y otras entidades operativas.   

Solución

Diferentes procesos de la institución se dinamizaron para todo el alumnado y esto facilitó una experiencia sin fisuras que no solo tomara en cuenta a los estudiantes, sino también al resto de la comunidad universitaria. 

En esta migración de plataforma se integraron nuevos procesos administrativos, como reservación de puestos de estacionamiento, gestión de títulos profesionales y operaciones generales en la institución. 

El conjunto de funcionalidades aplicadas directamente desde la plataforma de VTEX, ayudaron a simplificar diversas transacciones en el campus, desde la matrícula y las tasas de inscripción, hasta operaciones en tiendas electrónicas del TEC. 

En el proceso de migración, MarketTEC fue la gran solución para sustituir la antigua plataforma de la institución. Por ende, cuando la institución creció, también crecieron sus servicios y con ellos los sistemas para administrarlos y gestionarlos.

Los sistemas que ya existían no trabajaban de manera independiente, y VTEX logró trabajar en conjunto para tener disponible todos los servicios a los diferentes usuarios del tecnológico. 

El Tec de Monterrey no tiene un ecommerce tradicional, el suyo ofrece integraciones y customizaciones, como los sistemas de identidad, que son fundamentales a la hora de vender para vender productos y servicios a los estudiantes. Toda la base de usuarios se atiende dentro de la misma plataforma que contiene la data, de esta forma existe una autenticación única a través de la función Single Sign On entre los diferentes habilitadores.

Mapa de arquitectura para MarketTEC: 

Dentro de la arquitectura VTEX está 

• Core VTEX 
• Capa de MarketTEC
• Capa de apps personalizadas 
• 12 API integradas 
• Adicional en el Master Data se almacena la base de datos de clientes y sus perfiles 

Algunas de las personalizaciones del ecommerce son: 

1. Integración con los sistemas de identidad que permiten tener a toda la base de usuarios dentro de la plataforma con el fin de obtener sus datos y hacer Single Sign On entre los diferentes habilitadores.
2. Bloqueo de compras por tipo de perfil para usar valores en el Master Data y determinar si un usuario puede o no comprar un producto.
3. Precio Abierto de ciertos productos que permite al usuario ingresar el monto a pagar, esto facilita pagos de servicios personalizados sin necesidad de crear SKU únicos para cada transacción. 
4. Integración con habilitadores para pagos de colegiaturas. Esta información se aloja en VTEX para poder realizar el pago y posteriormente va hacia los sistemas del Tec para aplicar el pago en el estado de cuenta de los estudiantes.
5. Autoservicio de facturación y reembolsos. 
6. Sistema de notificaciones de venta que establecen una relación de producto o SKU con un usuario para recibir una notificación a través de email al responsable de una venta.

Al hacer el análisis y el proceso competitivo, VTEX se vió con más disposición y más flexibilidad para apoyarnos con nuestras necesidades que son muy particulares y distintas a un ecommerce o retailer convencional.

Fernando Moreira, Gerente de Market TEC en ITESM

Resultados

La migración del Tec mejoró diversos procesos administrativos como trámites de diplomas, títulos y disponibilidad de cursos, también aumentó la eficiencia de la institución y sus procesos administrativos y de operación en todos sus campos. 

Ahora, con la nueva plataforma, los estudiantes y padres de familia pagan sus colegiaturas y buscan productos y servicios inherentes a su vida estudiantil como soluciones de movilidad, estacionamientos y transporte, cursos y otros trámites académicos. 

Uno de los logros con esta transición fue el aumento en uso de métodos de pago en línea que alcanzó entre el 85 – 90 %. Los estudiantes le daban poco uso a la plataforma previa y para completar sus trámites lo hacían de forma tradicional a través de fichas bancarias. Durante el periodo en el que se integraron los pagos de colegiatura a MarketTEC hubo un incremento de 15% en experiencia de pago (experiencia de producto) versus el periodo previo de inscripciones. 

El reto para seguir innovando en este 2024 es replicar el modelo de MarketTEC para la Universidad hermana Tecmilenio y para los servicios médicos en los hospitales de Tec Salud. Además se considera implementar otras funcionalidades de VTEX como Fast Store y Fast Checkout para ofrecer una solución de ecommerce además de MarketTEC. 

El Tec trabaja en la integración nativa entre comercios VTEX para poder ofrecer servicios de terceros a precios especiales a los estudiantes. Esta institución educativa se ha planteado retos en desarrollo que ofrezcan valor a sus estudiantes y destaquen la variedad de servicios para las personas de la vida universitaria, siempre contando con VTEX como su plataforma composable de comercio electrónico.

*Todos los datos e información fueron dados y aprobados por Tec de Monterrey

Acerca del Tecnológico de Monterrey

El Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey (ITESM) es una universidad privada de prestigio internacional, fundada en 1943 en Monterrey, México. Con una visión centrada en la formación de líderes con espíritu emprendedor, sentido humano y competitivos a nivel internacional, el Tec de Monterrey ofrece programas académicos de alta calidad en diversos campos del conocimiento. Cuenta con una red de campus distribuidos en todo México y una sólida presencia global a través de alianzas estratégicas con universidades y organizaciones internacionales. La institución se destaca por su innovación educativa, investigación de vanguardia y un fuerte compromiso con el desarrollo sostenible y la transformación positiva de la sociedad.

Acerca de ISITA 

En ISITA, somos una consultora con más de 10 años de experiencia, especializada en apoyara las empresas a crear, optimizar e integrar aplicaciones para mejorar la toma de decisiones utilizando talento, tecnologías y modelos basados ​​en IA.

La combinación de experiencia, innovación tecnológica, integración y un enfoque orientado al usuario nos permite ofrecer las mejores soluciones, adaptadas a las necesidades específicas de cada cliente y con los más altos estándares de calidad.

Acerca de VTEX 

VTEX (NYSE: VTEX) es la plataforma de comercio composable y completa que proporciona eficiencia y menores costos de mantenimiento a las empresas que buscan mejorar sus inversiones en TI y modernizar su stack tecnológico. Gracias a nuestro enfoque de pragmatic composability, empoderamos a marcas, distribuidores y retailers con una flexibilidad sin igual y soluciones integrales, que les permitan enfocarse únicamente en aquello que proporcione una clara ventaja competitiva y aumente la rentabilidad. VTEX cuenta con la confianza de 2600 clientes B2C y B2B, entre ellos, Carrefour, Colgate, Motorola, Sony, Stanley Black & Decker y Whirlpool, con 3500 tiendas online activas en 43 países (datos del ejercicio fiscal al 31/12/2023). Para más información, visita www.vtex.com.